Pour un moyen simple de garder votre boîte de réception et vos dossiers propres, vous pouvez supprimer automatiquement les anciens éléments à l’aide de l’archivage automatique dans Outlook.
Si vous souhaitez nettoyer vos dossiers et votre boîte de réception sans perdre de temps à le faire manuellement, envisagez d’utiliser la fonction d’archivage automatique de Microsoft Outlook. Grâce à l’archivage automatique, vous pouvez ranger les anciens e-mails et éléments dont vous n’avez plus besoin mais que vous ne souhaitez pas nécessairement supprimer.
Vous pouvez décider quand archiver vos éléments, lesquels archiver et où ils doivent être envoyés. Avec le paramètre d’archivage automatique global pour Outlook, vous pouvez configurer l’archivage automatique pour des dossiers spécifiques ou supprimer complètement des dossiers du processus d’archivage.
Passons en revue vos options pour configurer et gérer l’archivage automatique dans Outlook.
Configurer l’archivage automatique dans Outlook
Pour configurer une planification et sélectionner les éléments et l’emplacement pour l’archivage automatique dans Outlook, procédez comme suit.
- Ouvrez Outlook sur Windows et cliquez sur Dossier > Choix.
- Sélectionner Avancé à gauche.
- Clique le Paramètres d’archivage automatique bouton à droite.
Lorsque la fenêtre AutoArchive s’ouvre, cochez la case en haut pour Exécuter AutoArchive tous les X jours et choisissez le nombre de jours. Si vous le souhaitez, vous pouvez cocher la case suivante pour être averti avant l’exécution de l’archivage automatique.
Ensuite, décidez comment gérer les éléments pendant l’archivage automatique. Vous pouvez supprimer des éléments arrivés à expiration dans des dossiers de messagerie, archiver ou supprimer d’anciens éléments et afficher le dossier d’archivage dans votre liste de dossiers. Si vous décidez d’afficher ce dossier, vous pourrez accéder rapidement à un élément archivé si nécessaire.
Vous allez maintenant choisir l’âge des éléments que vous souhaitez inclure. Saisissez un nombre, puis sélectionnez Mois, Semaines ou Jours.
Enfin, choisissez où envoyer les éléments archivés. Vous pouvez rechercher un dossier ou le supprimer définitivement si vous préférez.
Si vous souhaitez appliquer ces paramètres d’archivage automatique à tous vos dossiers Outlook, cliquez sur le bouton pour le faire. Et si vous avez terminé, cliquez sur D’ACCORD pour appliquer les paramètres.
Noter: Lorsque plusieurs comptes de messagerie sont configurés dans Outlook, les paramètres ci-dessus s’appliquent à tous les comptes. Si cela vous préoccupe, vous pouvez configurer les paramètres d’archivage automatique pour des dossiers particuliers, ce que nous expliquerons ensuite.
Configurer l’archivage automatique pour un dossier
Vous pouvez utiliser différents paramètres d’âge et d’emplacement pour des dossiers spécifiques ou exclure complètement certains dossiers du processus d’archivage automatique.
- Sélectionnez un dossier dont vous souhaitez ajuster les paramètres, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Propriétés.
- Ouvrez le Archive automatique languette.
- Choisissez de ne pas archiver les éléments dans le dossier, utilisez les paramètres d’archivage par défaut ou archivez les éléments du dossier avec d’autres paramètres que vous pouvez configurer.
- Si vous choisissez la dernière option, sélectionnez l’âge des éléments. Choisissez ensuite l’emplacement des éléments archivés ou si vous préférez les supprimer définitivement.
- Cliquez sur Appliquer et puis D’ACCORD.
Exécuter un archivage automatique en dehors d’une planification
S’il arrive un moment où vous souhaitez exécuter le processus d’archivage automatique en dehors de la période que vous avez définie, vous pouvez également le faire.
Cliquez sur Dossier et sélectionnez Outils > Nettoyage de la boîte aux lettres.
Appuyez sur le bouton pour Archive automatique.
AutoArchive pour un Outlook plus propre
AutoArchive est une fonctionnalité pratique et avantageuse dont vous pouvez profiter dans Outlook. Vous pouvez garder votre boîte de réception et vos dossiers plus propres en supprimant les anciens éléments. Si vous utilisez une version plus ancienne telle qu’Outlook 2010 ou Outlook 2013, consultez notre guide d’utilisation de l’archivage automatique dans ces versions.
Et pour travailler sur le stockage de votre boîte aux lettres, découvrez comment gérer la taille de votre boîte aux lettres Outlook.
