Si vous ne souhaitez partager un fichier que pendant une durée limitée, vous pouvez accorder un accès temporaire dans Google Docs, Sheets, Slides et Drive.
Lorsque vous partagez des documents dans Google Docs, Sheets, Slides et Drive, vous avez la possibilité de configurer des autorisations pour ce que vous souhaitez autoriser. Vous pouvez autoriser d’autres personnes à modifier des documents, à faire des commentaires ou simplement à les afficher. Une autre fonctionnalité pratique pour les comptes payants de Google est la possibilité de n’autoriser qu’un accès temporaire au document partagé.
En définissant une date d’expiration pour votre document, feuille de calcul ou diaporama, vous pouvez partager avec des clients ou des fournisseurs pendant une courte période. C’est un excellent moyen de limiter l’accès et la fonctionnalité n’autorise que les autorisations d’affichage et de commentaire.
Si vous souhaitez essayer la fonctionnalité d’accès temporaire pour un document que vous vous apprêtez à partager, voici comment la configurer.
Définir une date d’expiration pour un fichier
Ouvrez l’application où se trouve le fichier que vous souhaitez partager. Encore une fois, la fonctionnalité est disponible dans Google Docs, Sheets, Slides et Drive pour les utilisateurs de comptes Google payants.
Avec le document ouvert, cliquez sur Partager en haut comme vous le feriez normalement pour partager un document. Actuellement, vous devez déjà avoir partagé le document avec la personne afin de définir une date d’expiration. Donc, si vous ne les avez pas encore ajoutés, faites-le maintenant, puis vous pourrez modifier l’accès.
Cliquez sur la liste déroulante des autorisations à droite de la personne dans la liste et choisissez Donner un accès temporaire. Si vous avez précédemment fourni à l’utilisateur des privilèges d’éditeur, cela passera automatiquement à Commentateur. Vous pouvez également leur donner un accès Visualiseur si vous préférez.
Sélectionnez la date d’expiration à l’aide du calendrier qui s’ouvre lorsque vous cliquez sur la date. Vous ne pouvez pas régler l’heure ; la valeur par défaut est 23h59 à la date que vous sélectionnez.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauver pour appliquer le changement.
Si vous cliquez sur le Partager pour revoir ceux avec qui vous partagez ou pour ajouter des personnes, vous verrez une icône de montre à côté de toute personne à qui vous avez donné un accès temporaire pour référence.
Modifier ou supprimer l’accès temporaire
Si vous souhaitez modifier la date que vous avez sélectionnée ou supprimer l’expiration, vous pouvez le faire à tout moment avant la date d’expiration.
Cliquez sur Partager puis utilisez la liste déroulante à côté de la personne dans la liste pour sélectionner Modifier l’accès temporaire.
Vous pouvez modifier la date en cliquant dessus et en utilisant le calendrier contextuel. Ou, vous pouvez supprimer l’expiration de l’accès temporaire en cliquant sur Supprimer la date d’expiration.
Cliquez sur Fait et assurez-vous de cliquer Sauver lorsque vous avez terminé de modifier ou de supprimer la date d’expiration pour appliquer la modification.
Partager avec une date d’expiration dans Google Apps
Lorsque vous souhaitez autoriser l’accès à un document pendant une durée limitée, la fonction d’accès temporaire est idéale. Il peut s’agir d’un document que vous souhaitez que les autres examinent avant une date limite ou d’un document qui sera bientôt modifié. N’oubliez donc pas l’option de date d’expiration lors du partage dans Google Docs, Sheets, Slides et Drive.
Si vous utilisez des applications Microsoft Office en plus de Google, consultez notre guide pour partager des documents Word, Excel et PowerPoint.
