Google Docs offre aux équipes et aux collègues du monde entier la possibilité de collaborer sur un projet en ligne de manière transparente et efficace. Travaillez seul ou simultanément à tout moment de la journée, quel que soit le fuseau horaire.
“C’est plutôt cool. Qu’en est-il de la capacité à communiquer les uns avec les autres ? Êtes-vous soumis à simplement laisser des commentaires ? »
C’est une façon de procéder. Pas un très bon moyen cependant. Vous pouvez toujours discuter en utilisant une application ou des plateformes de médias sociaux comme Slack ou Facebook Messenger. Ils fonctionnent et il est fort probable que tout le monde ait un compte Facebook. Cependant, vous pouvez éviter tous ces tiers, sauter et discuter directement dans Google Doc.
“Google Docs a aussi une fonction de chat ?”
Cela fait! Il suffit de l’ouvrir et de commencer à taper. Vous préférez la synthèse vocale aux clics et claquements de votre clavier ? Tant que vous avez configuré un microphone sur votre PC, quelques étapes simples vous permettront de démarrer.
Continuez à lire pour savoir comment vous pouvez discuter dans un document Google.
Communiquer dans Google Docs
La communication au sein d’un Google Doc est très facile à réaliser sans utiliser de source ou d’application extérieure. Tout en travaillant simultanément avec vos collègues, vous pouvez afficher une boîte de discussion, saisir le message et l’envoyer. Toute personne travaillant actuellement dans le Doc recevra le même message car la fonction de chat est utilisée pour une communication ouverte.
Pour commencer à utiliser la fonction de chat :
- Ouvrez le document Google Doc devant vous.
- Vous aurez également besoin de quelqu’un d’autre travaillant actuellement sur le Doc en même temps ou la fonction ne sera pas présente pour être utilisée. Les spectateurs anonymes ne compteront pas car le chat n’est disponible que pour ceux dont le document a été spécifiquement partagé.
- Situé en haut à droite de la fenêtre, cliquez sur Discuter.
- Entrez le message que vous souhaitez et appuyez sur le Envoyer bouton ou appuyez simplement sur Entrer.
- Lorsque vous n’avez plus besoin de la fonction de chat, cliquez sur proche dans le coin supérieur droit de la fenêtre de discussion.
Lorsque vous fermez la fenêtre de chat, vous n’êtes pas encore retiré du chat lui-même. Les messages seront toujours reçus au fur et à mesure que les conversations se poursuivront. Les utilisateurs actuellement dans le document qui n’ont pas leur fenêtre de discussion ouverte verront un point rouge apparaître sur le Discuter icône. Cela leur indiquera que quelqu’un a envoyé un message qu’ils n’ont pas encore lu. Ceux dont la fenêtre de discussion est ouverte recevront les messages au fur et à mesure qu’ils seront saisis.
Toute personne actuellement connectée à Google Doc peut voir les messages. La seule exception concerne ceux provenant de comptes anonymes. Ils ne peuvent pas voir le chat ni ceux qui participent actuellement à une conversation.
Une fois que vous fermez le Google Doc ou que vous vous en déconnectez, ils sont automatiquement supprimés du chat. S’ils devaient revenir dans le document, tous les chats qui avaient été reçus ainsi que tous les messages envoyés en leur absence ne seront pas visibles.
Les discussions ne seront pas enregistrées et il n’existe aucun moyen de les exporter. Si vous souhaitez conserver une archive des sessions de chat précédentes, vous devrez le faire en prenant des captures d’écran de la conversation. Pour ceux qui collaborent via l’utilisation d’un appareil mobile, il vous suffit d’ouvrir le fichier. Vous pouvez déjà discuter sans aucune étape supplémentaire.
Utilisation de la synthèse vocale
Dans Google Docs, tout ce dont vous avez besoin est un microphone fonctionnel et un PC pour abandonner le chat de base pour l’option de synthèse vocale plus mains libres. Vous pourrez interrompre et reprendre la dictée à tout moment grâce à l’utilisation de commandes verbales.
Avant de commencer :
- Assurez-vous que votre microphone est correctement configuré et qu’il est pleinement opérationnel.
- Actuellement, la synthèse vocale n’est disponible que pour les utilisateurs de PC et ne fonctionne pas à partir de votre appareil mobile.
- La fonction fonctionne mieux lorsque votre voix est claire, assurez-vous donc que votre environnement de travail est exempt de bruit de fond inutile.
Ce que vous devez faire pour commencer à utiliser la synthèse vocale :
- Ouvrez le Google Doc dans le navigateur Chrome.
- Dans le menu du haut, cliquez sur Outils et puis Saisie vocale…
- Une boîte de microphone apparaîtra si elle est active. Vous devrez cliquer dessus pour permettre à votre microphone de commencer à dicter la parole en texte.
- Parlez clairement et à un rythme normal afin que le discours soit facilement capté et sans erreur.
- Une fois la dictée terminée, cliquez à nouveau sur la boîte du microphone pour la fermer.
Si à n’importe quel moment de votre discours vous avez l’impression d’avoir fait une erreur ou d’avoir trébuché sur vos mots, vous pouvez utiliser la souris pour le corriger. Déplacez simplement le curseur à l’endroit où l’erreur a été commise et corrigez-la avant d’éteindre le micro.
Une fois l’erreur corrigée, pour continuer la dictée, vous pouvez ramener le curseur là où vous vous étiez arrêté.
Commandes vocales et ponctuation
L’utilisation des commandes vocales n’est disponible qu’en anglais. La langue du compte et la langue du Google Doc doivent également être définies sur l’anglais, sinon cela ne fonctionnera pas. Pour voir une liste complète de toutes les commandes disponibles, vous pouvez consulter le site officiel Article du centre d’aide ou dites “aide aux commandes vocales” dans votre microphone pendant la saisie vocale.
Les commandes à votre disposition peuvent vous aider à modifier et à formater le document Google lorsque vous utilisez la synthèse vocale. Vous pouvez également prononcer la ponctuation afin de la placer là où c’est approprié. Une liste de signes de ponctuation et de commande utilisables :
- Période
- Virgule
- Point d’exclamation
- Point d’interrogation
- Nouvelle ligne
- Nouveau paragraphe
Impossible d’utiliser la fonction de chat
Vous et un autre utilisateur êtes tous les deux dans Google Doc et tentez de communiquer, mais pour une raison quelconque, l’icône de chat est introuvable. Cela peut être dû à différentes raisons :
- En commençant par la possibilité la plus improbable que vous soyez mineur. Oui, tu l’as bien lu. Si vous avez actuellement moins de treize ans (découvert via le profil de votre compte Google Gmail), la fonction Chat est automatiquement désactivée.
- Comme indiqué ci-dessus, les utilisateurs anonymes ne peuvent pas voir ou participer à la discussion sur Google Docs. Il se peut que vous ne soyez pas connecté à votre compte Gmail (ou au mauvais) ou que vous ayez été supprimé du projet. Vérifiez le premier avant de devenir fou sur le propriétaire du Doc pour vous avoir démarré sans préavis.
- Un administrateur peut désactiver la fonctionnalité de chat si vous travaillez actuellement avec G Suite. Il faudra en discuter avec la personne qui gère la sécurité de votre système au travail pour l’activer. Il est également possible d’être invité à consulter un document par une personne qui utilise actuellement G Suite alors que son administrateur a également désactivé le chat.
Questions fréquemment posées
Pourquoi le bouton Chat ne s’affiche-t-il pas dans Google Docs ?
Si vous ne pouvez pas voir le Discuter dans Google Docs, cela signifie que vous visualisez le document seul ou qu’il peut y avoir une erreur. Essayez de rouvrir le document ou d’actualiser la page si vous savez que quelqu’un d’autre consulte le même document.
Google Docs propose-t-il une fonction de chat privé ?
Étant donné que Google propose une variété d’applications pour communiquer avec les individus, aucune option de chat privé n’est actuellement disponible.
Puis-je utiliser la fonctionnalité Google Docs Chat sur un appareil mobile ?
À partir de cette modification, aucune option n’est disponible pour utiliser Chat sur Google Docs avec un appareil mobile, à la fois Android et iOS.
Rester en contact avec Google Docs
Google Docs dispose d’une multitude d’outils intégrés auxquels de nombreux utilisateurs ne sont peut-être pas au courant, l’un d’entre eux étant la possibilité d’envoyer des messages à l’intérieur. Maintenant que vous le savez, vous êtes prêt à faire passer les efforts de communication et de coordination au niveau supérieur.