Le guide du débutant sur Google Sheets, le rival en ligne d'Excel

Si vous recherchez une version en ligne, simplifiée et facile à comprendre de Microsoft Excel, alors Google Sheets est l’endroit où aller. Voici ce qu’un débutant doit savoir.

La dernière fois, nous avons regardé Google Docs et comment démarrer avec, si vous êtes débutant. Aujourd’hui, nous allons examiner l’autre partie importante des applications de productivité basées sur le cloud de Google – Google Sheets.

Sheets est la réponse de Google à Excel de Microsoft. Il y a deux grandes choses qui distinguent Sheets d’Excel : Sheets est entièrement basé sur un navigateur Web et son utilisation est absolument gratuite. Il partage également une grande partie des fonctions de collaboration et de partage de Docs.

En supposant que vous ne connaissiez déjà rien à Sheets, jetons un coup d’œil sous le capot pour voir comment tout cela fonctionne.

Google Sheets – L’alternative gratuite à Microsoft Excel

Si vous avez déjà une bonne compréhension du fonctionnement de Microsoft Excel, vous n’aurez absolument aucun problème avec Google Sheets. Mais supposons que vous ne sachiez rien non plus sur le fonctionnement d’Excel.

Comme Docs, Sheets a les avantages suivants :

  • Tout est totalement en ligne, de sorte que vos feuilles de calcul sont accessibles depuis n’importe quel ordinateur ou appareil mobile connecté à Internet.
  • Tout est enregistré automatiquement afin que vous n’ayez jamais à vous soucier de perdre un travail vital.
  • Vous pouvez inviter des collaborateurs à vos feuilles de calcul et les regarder modifier les documents en temps réel.
  • Vous pouvez discuter avec vos collaborateurs à l’intérieur de la feuille de calcul en temps réel.
  • Vous pouvez afficher l’historique des révisions et restaurer une feuille de calcul à une version précédente.

Accéder à Google Sheets

L’accès à Google Sheets est simple. Vous pouvez pointer votre navigateur directement sur https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/, qui vous amènera ici :

Ou vous pouvez accéder au site via Google Drive.

Démarrer une nouvelle feuille de calcul

Après avoir cliqué sur le bouton bleu et être redirigé vers la page suivante, cliquez sur le bouton bleu NOUVEAU bouton, puis Feuilles Google. Vous pouvez maintenant choisir une feuille de calcul vierge ou partir d’un modèle.

Démarrer une feuille de calcul vierge

Si vous choisissez une feuille de calcul vierge, donnez-lui simplement un titre, puis commencez à remplir les cellules avec des données.

Démarrage d’un modèle de feuille de calcul

Si vous sélectionnez l’option de modèle, vous verrez une assez belle sélection parmi laquelle choisir.

Tous les suspects habituels sont là – les horaires, les listes de tâches, les budgets, les calendriers, les notes de frais, les factures et de nombreux trackers différents.

Téléchargement et conversion de feuilles de calcul Excel vers Google Sheets

La troisième option pour démarrer une feuille de calcul consiste à prendre une feuille de calcul Microsoft Excel déjà existante et à la télécharger au format Google Sheets. Vous devrez le faire via l’URL du lecteur, car le Téléchargement de fichiers l’option n’est pas sur la page Feuilles de calcul.

Voici une feuille de calcul Excel de données de ventes que j’ai sur mon ordinateur portable. Je l’ai téléchargé sur Google Sheets pour un accès et une modification plus faciles. En supposant que le fichier n’est pas trop volumineux, le téléchargement prend normalement quelques secondes. Une petite boîte de notification en bas à droite de l’écran vous indiquera quand il est téléchargé.

Mais il n’a pas encore été converti en Google Sheets. Il a simplement téléchargé la feuille Excel jusqu’à présent. Pour le convertir, faites un clic droit sur le document et choisissez Ouvrir avec -> Google Sheets.

Cela fera alors une nouvelle copie du document au format Sheets. Vous pouvez ensuite supprimer la version Excel du document.

Travailler avec Google Sheets – Les bases

Maintenant que vous avez une feuille ouverte et prête à l’emploi, examinons quelques fonctionnalités de base.

Insertion de lignes et de colonnes

Maintenant que nous avons notre document plein de données, disons que nous voulons déplacer ces données vers le haut, vers le bas ou latéralement, pour faire de la place pour de nouvelles données.

C’est très facile. Commençons par créer une nouvelle colonne. Tout d’abord, mettez simplement en surbrillance ce qui doit être déplacé. Si vous ne voulez qu’une seule nouvelle colonne, mettez en surbrillance la colonne à côté. Si vous voulez trois nouvelles colonnes, mettez en surbrillance les trois à côté.

Avec ce document, je n’ai qu’une seule colonne. Je l’ai donc mis en surbrillance parce que je veux déplacer cette colonne vers la colonne B et laisser la colonne A vide pour les autres données.

Avec la colonne A en surbrillance, allez maintenant à Insérer -> Colonne de gauche.

La colonne A sera maintenant dans la colonne B et la colonne A sera maintenant vide, prête pour de nouvelles données.

N’oubliez pas que chaque modification que vous apportez est réversible. Soit via le suivi de version, soit via Édition -> Annuler.

L’insertion de lignes est encore plus facile. Mettez en surbrillance la ligne que vous souhaitez déplacer pour ajouter la nouvelle ligne. Ensuite aller à Insérer -> Ligne au-dessus ou Insérer -> Ligne ci-dessous.

Et ce sera fait. Oh oui.

Suppression de lignes et de colonnes

La suppression de lignes et de colonnes est également facile. Mettez en surbrillance la ligne ou la colonne, puis accédez au Éditer menu. Vous verrez une option pour supprimer la ligne et une fois choisie, la ligne disparaîtra et tout remontera pour remplir l’espace.

Il y a aussi une option dans le Éditer menu pour supprimer la colonne.

Ajouter ou supprimer des zéros de vos totaux

Parfois, avec des nombres, si vous ajoutez des zéros après la virgule, ils sont automatiquement supprimés lorsque vous cliquez en dehors de la cellule. Heureusement, il est très facile de remettre les zéros.

Mettez la cellule en surbrillance, puis cliquez sur le bouton des zéros au-dessus.

Aligner correctement les données

Si vous êtes un peu un maniaque de la propreté ou un trouble obsessionnel-compulsif, alors vous voudrez que tout s’aligne correctement. Parfois, certaines cellules s’alignent à gauche et d’autres à droite.

Pour les aligner tous en tant que soldats, mettez simplement en surbrillance la colonne (dans ce cas, la colonne A), cliquez sur le bouton d’alignement et choisissez celui que vous voulez.

Maintenant, regardez ces bébés se déplacer en ligne droite.

Formater les nombres en devise, pourcentage, etc.

Taper des nombres est une chose, mais si vous enregistrez réellement des transactions financières, il est logique d’avoir une devise, des points décimaux et des virgules. De cette façon, vous pouvez facilement lire les chiffres. Ou il existe d’autres façons de formater les nombres.

Voici donc les chiffres tels qu’ils ont été saisis.

Mais si vous mettez en surbrillance une ou plusieurs des cellules, puis cliquez sur le 123 bouton (à côté du menu de police), puis vous obtenez des options.

Choisir Monnaie transforme le chiffre en monnaie correctement formatée. Ou vous pouvez avoir un pourcentage, des dates, une heure, etc. Chaque option a à côté d’elle ce à quoi ressemblerait le nombre s’il était sélectionné.

Si vous voulez une autre devise, cliquez sur Plus de formats au fond. Puis Plus de devises…

Ensuite, choisissez simplement votre devise.

Faire un tableau

Faire une table est absolument facile. Mettez simplement en surbrillance la zone pour laquelle vous souhaitez créer un tableau. Cliquez ensuite sur le bouton de la barre de menu qui ressemble à 4 carrés empilés les uns sur les autres.

Choisissez celui que vous voudriez. Pour un tableau, ce serait le premier sur la rangée du haut. En cliquant dessus, les cellules seront entourées de lignes noires, vous donnant votre tableau.

Colorier les cellules et les données

Si vous voulez avoir des lignes de couleurs différentes par exemple, il suffit de mettre en surbrillance la ligne en question. Ensuite, cliquez sur le bouton de couleur de remplissage (à côté du bouton de couleur de police).

Choisissez une couleur et les cellules prendront cette couleur. Rappelez-vous cependant que si vous avez une couleur sombre, vous aurez besoin d’une police plus claire pour qu’elle apparaisse.

Ajouter des liens cliquables et des commentaires

Pour créer un lien hypertexte cliquable, tapez simplement une URL valide dans la cellule. Une fois que vous avez appuyé sur la touche de retour ou cliqué en dehors de la cellule, le lien devient immédiatement actif et cliquable.

Laisser des commentaires (si quelqu’un vous a envoyé une feuille de calcul Google) est légèrement différent de Google Docs. Dans Google Docs, lorsque vous laissez le commentaire, il reste ouvert.

Mais dans Google Sheets, lorsque vous laissez un commentaire, il est indiqué par un petit triangle jaune dans le coin de la case. Pour voir le commentaire, vous devez passer la souris dessus.

Tri des données par colonnes

Si vous avez une feuille de calcul avec, par exemple, une liste de noms, vous voudrez peut-être l’avoir dans l’ordre alphabétique. Ou par ordre alphabétique inversé.

Pour ce faire, mettez les colonnes en surbrillance, puis accédez à la Données menu. Là, vous pouvez trier la colonne entière ou seulement les cellules en surbrillance dans cette colonne.

Inviter des collaborateurs

L’invitation de collaborateurs est la même que dans Google Docs. Toute personne devant être invitée à consulter un document Google a besoin d’un compte Google. Il peut s’agir d’un compte Gmail gratuit standard ou d’un compte Google Apps payant.

Cliquez maintenant sur le bleu PARTAGER dans le coin supérieur droit de l’écran Docs et une boîte apparaîtra.

Si vous cliquez sur Obtenir un lien partageable, vous avez la possibilité de créer un lien où n’importe qui peut accéder au document, à condition qu’il ait le lien. Vous pouvez également modifier leurs autorisations de visualisation, telles que leur capacité à modifier votre travail ou simplement à le lire.

Ou si vous préférez inviter une personne spécifique, vous pouvez copier son e-mail dans le Gens section, ainsi que ce qu’ils sont autorisés à faire dans le document. Joignez également une note s’il y a quelque chose que vous voulez leur dire.

Si vous avez des personnes dans votre carnet de contacts pour cette adresse e-mail, et que l’une d’entre elles est la personne que vous souhaitez inviter, le champ e-mail se remplira automatiquement, ce qui vous fera gagner un peu de temps.

Lorsque la personne accepte votre invitation, vous la verrez en haut de l’écran, à côté du bouton PARTAGER.

Téléchargement de la feuille de calcul dans un autre format de fichier

Lorsque votre feuille de calcul est enfin terminée, vous pouvez l’exporter sous un format de fichier différent.

Les options sont légèrement différentes de celles de Google Docs. Après tout, vous sont traitant ici d’une feuille de calcul qui est une bête légèrement différente d’un document ordinaire.

Modules complémentaires tiers

Comme avec Google Docs, Sheets propose également des modules complémentaires tiers conçus pour faciliter votre travail. Pour accéder au menu, rendez-vous sur Modules complémentaires -> Obtenir des modules complémentaires dans la barre de menu supérieure.

Voici quelques-uns des meilleurs.

Google Analytics

Associez votre compte Google Analytics à vos feuilles de calcul Google et générez régulièrement des rapports d’analyse dans Sheets.

Galerie de modèles

Élargissez encore plus votre choix de modèles avec la galerie de modèles.

Plus de polices

Comme le titre l’indique, obtenez plus de polices pour vos feuilles de calcul.

Conclusion

Il y a beaucoup de gens (moi y compris) qui détestent Microsoft Excel avec passion. Il est gonflé, et donc difficile à utiliser. Mais Google a simplifié les feuilles de calcul en vous donnant uniquement les éléments dont vous avez besoin et rien de plus. C’est un excellent service à utiliser et fonctionne brillamment lorsque la collaboration est nécessaire.

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