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Qu’est-ce que PortalOffice365 ?
PortalOffice365 (portal.office.com) est un portail Microsoft basé sur le cloud qui permet aux administrateurs de créer et de gérer des utilisateurs et des groupes. Le portail offre également une option pour gérer la facturation, les licences, obtenir de l’aide et plus encore.
Dans ce guide, vous apprendrez à :
- Connectez-vous à PortalOffice365 (portal.office.com)
- Ajouter une licence à votre compte PortalOffice365
- Créer de nouveaux utilisateurs et attribuer des licences
- Réinitialiser le mot de passe utilisateur dans PortalOffice365
- Créer une boîte aux lettres partagée 365
Connectez-vous à portal.office.com
Pour vous connecter à PortalOffice365, suivez les étapes ci-dessous :
- Ouvrez portal.office.com dans votre navigateur. Connectez-vous ensuite avec votre compte administrateur Office 365. Une page similaire à celle ci-dessous s’ouvrira.
- Pour ouvrir le centre d’administration, cliquez sur Administrateur. 365 Admin Center s’ouvrira. Cliquez sur la flèche vers l’avant en surbrillance pour la développer. Les options du centre d’administration deviendront visibles (deuxième image ci-dessous).
Comment ajouter une licence 365 dans PortalOffice365
De temps à autre, vous pouvez avoir besoin de licences Office 365 supplémentaires. Une licence est requise pour chaque utilisateur qui accède aux applications de bureau et aux e-mails.
Avant d’ajouter des licences supplémentaires, vous devez disposer d’un produit 365 existant.
Pour ajouter des licences supplémentaires, suivez les étapes ci-dessous :
- Développer la facturation [1]puis cliquez sur Abonnements [2]. La partie de l’image marquée [3] est le produit disponible. Vous allez ajouter des licences supplémentaires pour ce produit.
- Pour ajouter des licences supplémentaires, cliquez sur Ajouter/supprimer des licences [4]. Lorsque vous cliquez Ajouter/supprimer des licences la partie de l’image mise en surbrillance ci-dessous se charge. Tapez le nombre de licences (à côté Nombre total d’utilisateurs) que vous souhaitez avoir et cliquez Soumettre. Vous pouvez également utiliser la flèche vers le haut pour augmenter le nombre de licences.
Une licence supplémentaire a maintenant été ajoutée. Cliquez sur Fermer. Il y a maintenant 2 licences mais une seule licence attribuée.
Créer de nouveaux utilisateurs et attribuer des licences
L’une des tâches d’administration courantes de PortalOffice365 consiste à créer de nouveaux utilisateurs.
Voici les étapes pour créer un nouvel utilisateur :
- Dans PortalOffice365 développer Utilisateurspuis clique Utilisateurs actifs.
Si vous avez créé des utilisateurs dans Active Directory, la création d’utilisateurs dans 365 est très similaire.
- Cliquez sur Ajouter un utilisateur. Le formulaire ci-dessous se charge. Entrez les détails. Les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires.
- Faites défiler vers le bas puis cliquez Coordonnées. Entrez les détails dans la section Coordonnées. Cliquez à nouveau dessus pour réduire la section.
- Faites défiler vers le bas et cliquez Mots de passe. Sélectionnez ensuite Genere automatiquement ou alors Laissez-moi créer le mot de passe. Si vous souhaitez forcer l’utilisateur à changer son mot de passe à la première connexion (Recommandé), cochez la case à côté Demander à cet utilisateur de modifier son mot de passe lors de sa première connexion.
- Cliquez sur Rôles et attribuez un rôle à l’utilisateur. Le rôle, Utilisateur (pas d’accès administrateur) est par défaut. Vous pouvez également affecter l’utilisateur Administrateur global rôle. Ceci est similaire à Rôle d’administrateur de domaine dans Active Directory. Vous pouvez également attribuer à l’utilisateur un Administrateur personnalisé rôle.
- Enfin, cliquez Licences de produit. Ici, vous pouvez attribuer à l’utilisateur une licence existante ou créer un utilisateur sans licence de produit (non recommandé). Une fois que vous avez terminé toutes les étapes, cliquez sur Ajouter.
- Lorsque l’utilisateur est créé, vous avez la possibilité d’envoyer le mot de passe à vous-même ou à tout e-mail de votre choix. L’utilisateur est maintenant dans le Utilisateurs actifs liste avec une licence de produit attribuée (voir la deuxième image ci-dessous).
Supprimer la licence utilisateur de PortalOffice365
Si vous devez supprimer une licence de produit d’un utilisateur, suivez les étapes ci-dessous :
- Toujours sur Utilisateurs actifs nœud, cliquez sur l’utilisateur que vous souhaitez modifier. Les informations de l’utilisateur seront ouvertes pour modification.
- Clique le Modifier à côté du produit dont vous souhaitez supprimer la licence. Basculez ensuite l’interrupteur de marche à arrêt comme indiqué ci-dessous. Enfin, cliquez Sauver. L’utilisateur n’a plus de licence. Voir la deuxième image ci-dessous.
Comment bloquer ou supprimer un utilisateur
Si un utilisateur quitte votre entreprise et que vous ne souhaitez pas encore le supprimer, vous pouvez le bloquer.
Vous trouverez ci-dessous les étapes pour bloquer un utilisateur dans PortalOffice365.
- Du Utilisateurs actifs nœud, cliquez sur l’utilisateur que vous souhaitez modifier.
- À côté de l’état de connexion, cliquez sur le Modifier bouton. Sélectionnez ensuite Empêcher l’utilisateur de signer in et cliquez Sauver. L’état de connexion de l’utilisateur est maintenant Connexion bloquée (voir la deuxième image ci-dessous).
Si vous souhaitez supprimer un utilisateur, suivez les étapes ci-dessous :
Avant de supprimer un utilisateur, sauvegardez d’abord les données de l’utilisateur. Pour les étapes complètes, cliquez sur Supprimer un ancien employé d’Office 365
- Ouvrir Utilisateurs actifs node puis cliquez sur l’utilisateur que vous souhaitez modifier.
- Pour supprimer l’utilisateur, cliquez sur Supprimer l’utilisateur. Supprimez toutes les licences attribuées à l’utilisateur, puis cliquez sur Supprimer l’utilisateur.
Effectuer la réinitialisation du mot de passe utilisateur dans PortalOffice365
Dans certains cas, vous devez réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur. Par exemple si un utilisateur oublie son mot de passe. Vous devrez peut-être également réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur s’il ne fait plus partie de l’entreprise.
Pour réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur, ouvrez l’utilisateur pour modification. Puis clique Réinitialiser le mot de passe.
- Vous pouvez ensuite soit générer automatiquement un mot de passe, soit créer le vôtre. Enfin, cliquez Réinitialiser.
Comment ajouter des groupes dans PortalOffice365
Tout comme Active Directory, PortalOffice365 vous permet de créer des groupes et des boîtes aux lettres partagées. Dans cette section, je vais vous montrer comment créer un groupe. La section suivante couvrira la création de boîtes aux lettres partagées.
Voici comment créer un groupe dans le portail 365.
- Développez le nœud Groupes [1]puis clique Groupes [2].
- Saisissez le nom et l’adresse e-mail du groupe.
- Selon la taille de votre écran, vous devrez peut-être faire défiler vers le bas pour cliquer sur Sélectionnez le propriétaire. Sélectionnez ensuite un utilisateur existant qui sera propriétaire du groupe. Enfin, cliquez Ajouter.
- Le nouveau groupe est maintenant dans le Groupes liste.
Comment créer une boîte aux lettres partagée
Une boîte aux lettres partagée permet à plusieurs utilisateurs d’accéder à la même boîte aux lettres. Ceci est utile dans une situation de service client où plusieurs personnes doivent accéder à une seule boîte aux lettres.
Pour qu’un utilisateur puisse accéder à une boîte aux lettres partagée, l’utilisateur doit être autorisé à accéder à la boîte aux lettres. Les boîtes aux lettres partagées s’affichent automatiquement sur Outlook pour les utilisateurs autorisés à accéder à la boîte aux lettres.
Pour créer une boîte aux lettres partagée, suivez les étapes ci-dessous :
- Étendre Groupes [1]puis clique Boîte aux lettres partagée [2].
- Pour créer une boîte aux lettres, cliquez sur Ajouter une boîte aux lettres. Entrez ensuite le nom et l’adresse e-mail de la boîte aux lettres. Enfin, cliquez Ajouter.
Comment accorder l’accès à une boîte aux lettres
Comme je l’ai dit plus tôt, pour qu’un utilisateur accède à une boîte aux lettres à partir d’Outlook, l’utilisateur doit avoir accès à la boîte aux lettres.
Voici les étapes pour accorder à un utilisateur l’accès à une boîte aux lettres partagée :
- Du Boîte aux lettres partagée nœud, cliquez sur la boîte aux lettres que vous souhaitez modifier.
- Faites défiler jusqu’à Membres et cliquez Modifier.
- Cliquez sur Ajouter des membres. Cochez ensuite la case à côté de chaque membre auquel vous souhaitez accorder l’accès à la boîte aux lettres partagée. Cliquez sur Sauver.
Le nouveau membre est maintenant dans la liste. Voir l’image ci-dessous.
Après avoir accordé l’accès à une boîte aux lettres partagée dans PortalOffice365, cela peut prendre jusqu’à 24 heures pour que la boîte aux lettres partagée apparaisse dans le client Outlook de l’utilisateur. En outre, l’utilisateur devra peut-être fermer et rouvrir Outlook pour que la boîte aux lettres s’affiche.
Conclusion
Ici vous l’avez. Le guide dont vous avez besoin pour créer et gérer des utilisateurs et des groupes, créer des boîtes aux lettres partagées et plus encore dans PortalOffice365 (portal.office.com).
J’espère que vous avez trouvé cet Itechguide utile.
Si vous avez des questions ou des commentaires, utilisez le formulaire « Laisser une réponse » à la fin du guide.
Autres guides utiles
- Outlook 365 : abonnement, installation et configuration
- Services de domaine Active Directory : installation et configuration
Ressources et références supplémentaires
- Ajouter, supprimer et gérer des utilisateurs dans le nouveau centre d’administration Office 365
- Supprimer un ancien employé d’Office 365
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