Vous savez déjà que chez groovyPost, nous aimons Dropbox. Mais saviez-vous que Dropbox propose également des comptes d’entreprise pour les entreprises ? Dropbox for Teams reprend tout ce qui est génial à propos de Dropbox et ajoute quelques avantages qui le rendent attrayant pour les entreprises.
En octobre 2010, nous avons eu vent d’une solution de stockage en nuage d’entreprise déployée discrètement par Dropbox. Maintenant, deux ans plus tard, les gens de Dropbox donnent à leur offre Dropbox for Teams un peu plus de lumière, à la mesure de l’intérêt croissant pour le stockage en nuage pour les entreprises et les petites entreprises. Notre examen initial et enthousiaste de Dropbox for Teams devenait un peu poussiéreux. Aujourd’hui, nous réexaminons Dropbox for Teams pour voir les nouveautés depuis son lancement.
Présentation de Dropbox pour les équipes
Notre examen précédent de Dropbox for Teams est un bon point de départ si vous n’êtes pas familier avec le service, mais la petite histoire est la suivante : Dropbox est l’un des services de stockage cloud personnels les plus populaires (et à notre avis, les meilleurs). Dropbox vous permet de synchroniser tous vos fichiers sur le Web, votre ordinateur de bureau (Windows, Mac ou Linux) et vos appareils mobiles (iPad/iPhone, Android, BlackBerry). Il le fait avec tant de simplicité que cela ressemble presque à de la magie. En tant que solution de sauvegarde et de mobilité, cela fonctionne tout simplement. Mais c’est aussi incroyablement pratique pour collaborer et partager. Chez groovyPost, nous utilisons Dropbox pour partager des fichiers communs entre les membres de notre équipe, qui viennent des deux côtes des États-Unis et de certaines parties de l’Europe. Les fonctionnalités de stock de Dropbox peuvent également être utiles pour les équipes de bureau plus traditionnelles sur site. À savoir:
- Restez synchronisé, travaillez de n’importe où– Dropbox est comme un lecteur réseau disponible partout dans le monde. Vous pouvez vous asseoir à votre bureau au travail, à la maison ou dans une bibliothèque publique et travailler avec vos documents sans perdre le contrôle de la configuration des fichiers. Vous pouvez même envoyer par e-mail, afficher et modifier (avec l’aide de certaines applications tierces) des fichiers Dropbox à partir de votre smartphone.
- Sauvegarde et gestion des versions– Supprimer ou écraser accidentellement un fichier ? Ou voulez-vous savoir où une certaine erreur ou anomalie a été introduite ? Dropbox vous permet de restaurer n’importe quel fichier vers une version précédente.
- Partage public ou privé – Joindre des fichiers volumineux et mettre en copie des dizaines de personnes est maladroit, peu fiable et, dans certains cas, non sécurisé. Dropbox vous permet de partager des fichiers en privé avec les membres de l’équipe ou publiquement avec un lien (aucune connexion requise).
Ces fonctionnalités sont bien sûr disponibles pour tous les utilisateurs de Dropbox. Et si vous envisagez Dropbox for Teams, ce sont les fonctionnalités de base que vous recherchez. Mais si vous cherchez à implémenter Dropbox dans un environnement professionnel, certains avantages ne sont disponibles que pour les comptes Dropbox for Teams.
Tarifs de Dropbox pour les équipes : Dropbox pour les équipes contre Box.net contre SugarSync
Comme vous vous en doutez, Dropbox for Teams vous offre une remise “en gros” qui vous permet d’économiser une somme d’argent importante par rapport à l’achat du même nombre de comptes individuellement. Lorsque nous avons examiné Dropbox for Teams pour la première fois, le prix était de 795 $ par an pour un maximum de cinq utilisateurs partageant 350 Go de stockage. Depuis lors, ils ont plus que doublé la quantité de stockage à 1000 Go. Chaque utilisateur supplémentaire coûte 125 $, ce qui vous donne également 200 Go de stockage supplémentaire.
| Dropbox pour les équipes | Dropbox Pro 200 | Box.net Entreprise | SugarSync pour les entreprises | |
| Prix/an | 795 $ | 995 $ | 900 $ | 299,99 $ |
| Stockage | 1000 Go | 1000 Go (200 Go par compte) | 1000 Go | 100 Go |
| Utilisateurs | Cinq | Cinq | Cinq* | Trois |
| Prix de base par utilisateur | 159 $ | 199 $ | 180 $ | 99,99 $ |
| Prix de base par Go | ~ 0,795 $ | 0,995 $ | 0,90 $ | ~ 2,999 $ |
Lorsque vous comparez cela à cinq comptes Dropbox Pro individuels, vous envisagez une économie de 200 $ par an. Dropbox for Teams réduit Box.net Business d’environ 100 $ (*Box.net Business commence à 3 utilisateurs partageant 1000 Go, ce qui équivaut à seulement 540 $, donc si vous n’avez besoin que de trois utilisateurs, Box.net vous fait économiser de l’argent). SugarSync les réduit à la fois par utilisateur et par Go, mais leurs comptes professionnels commencent à trois utilisateurs. Je n’ai pas été en mesure de déterminer combien coûte l’ajout d’un siège à un compte SugarSync, mais il est probablement inférieur au prix de base de 99,99 $ par utilisateur qui est intégré au compte de base.
Dropbox for Teams : Administration et intégration d’Active Directory
Lors de notre dernier examen, Dropbox for Teams offrait une administration et une facturation centralisées de tous vos comptes, ce qui est logique d’un point de vue comptable et RH. Depuis lors, ils ont ajouté l’intégration d’Active Directory, ce qui est utile d’un point de vue informatique. Avec un compte Dropbox for Teams, vous pouvez ajouter/supprimer des utilisateurs Dropbox for Teams à l’aide de votre infrastructure Active Directory existante. C’est pratique pour une transition vers Dropbox, mais aussi pour la maintenance quotidienne des comptes.
En savoir plus sur Active Directory et Dropbox pour Teams.
Assistance téléphonique Dropbox for Teams
Les utilisateurs normaux de Dropbox peuvent puiser dans le centre d’aide de Dropbox pour obtenir une assistance basée sur les forums/FAQ/tickets. Mais les utilisateurs de Dropbox for Teams bénéficient d’un traitement VIP via l’assistance téléphonique. J’espère qu’on n’aura jamais besoin de faire appel au support technique de Dropbox (après plusieurs années d’utilisation, je n’ai jamais eu besoin de contacter Dropbox pour obtenir de l’aide), mais pour les entreprises qui ne peuvent pas se permettre d’attendre plusieurs heures pour une réponse, le téléphone Dropbox le soutien peut être utile.
Boîte de dépôt Packrat
Pour les comptes gratuits et Pro, Dropbox enregistre toutes les versions précédentes de vos fichiers pendant 30 jours. Si vous avez un compte payant, vous pouvez payer Packrat en tant que service complémentaire.
Avec Dropbox for Teams, vous obtenez automatiquement Packrat sans frais supplémentaires. Comme pour les comptes Pro, les versions de fichiers historiques sauvegardées ne comptent pas dans votre quota.
Dossiers partagés Dropbox
Lorsque nous avons examiné Dropbox for Teams en octobre 2010, les dossiers partagés de groupe étaient toujours à l’horizon. Désormais, les dossiers Dropbox partagés en groupe ont été déployés pour tous les utilisateurs de Dropbox (et pas seulement les utilisateurs professionnels de Dropbox). Cela vous permet de partager des dossiers Dropbox avec plusieurs utilisateurs. Avec Dropbox for Teams, le contenu du dossier partagé n’est comptabilisé qu’une seule fois dans votre quota. Chaque utilisateur obtient un accès en lecture/écriture au dossier et le propriétaire du dossier partagé peut ajouter/supprimer des utilisateurs. Vous pouvez également attribuer un nouveau propriétaire.
L’une des fonctionnalités que nous attendions avec impatience en 2010 était la possibilité de personnaliser les autorisations de fichiers/dossiers sur ces dossiers partagés de groupe. Par exemple, vous pouvez autoriser certains utilisateurs à lire/écrire, certains utilisateurs à lire uniquement et certains utilisateurs à écrire uniquement. Cela peut être pratique, par exemple si vous aviez un dossier partagé pour que les étudiants rendent leurs devoirs. Les étudiants pouvaient avoir un accès en écriture seule (afin qu’ils ne puissent pas lire les devoirs des autres étudiants). Le professeur pourrait avoir la lecture/écriture (en tant que propriétaire) et les assistants d’enseignement pourraient avoir la lecture seule (pour l’impression/la notation, etc.). Cette fonctionnalité, cependant, n’a pas encore été implémentée, bien qu’elle figure sur la feuille de route.
autres considérations
Dropbox for Teams vous en donne plus pour votre argent par Go, une gestion centralisée des comptes et une hotline pour le support technique de Dropbox. Mais il ne fait rien de spécial pour cette autre facette très importante de l’informatique d’entreprise : la sécurité. Lorsqu’il s’agit de protéger vos données, Dropbox est raisonnablement sécurisé. Je lui fais confiance avec mes informations personnelles et mes photos autant que je fais confiance à Gmail ou à ma banque en ligne. En fait, les pratiques de sécurité de Dropbox sont présentées comme équivalentes aux normes auxquelles adhèrent les banques et les institutions financières. Même dans ce cas, Dropbox for Teams peut ne pas convenir à votre entreprise.
La limitation n’est pas avec Dropbox en tant qu’entreprise, c’est avec la technologie elle-même. Le stockage en nuage est trop nouveau pour être pris en compte par les principales réglementations sur la confidentialité et la destruction des données. L’accessibilité facile des données à des fins commerciales est une arme à double tranchant. Bien que cela signifie que vous pouvez synchroniser tous vos enregistrements et documents sur votre ordinateur portable, votre ordinateur de bureau, votre téléphone et vos archives Web, cela signifie également que vous avez beaucoup plus de vulnérabilités. Pour faire court, Dropbox n’est pas approprié pour le stockage de données confidentielles. La documentation d’aide de Dropbox indique qu’elle n’est pas actuellement certifiée HIPAA, FERPA, SAS 70, ISO 9001, ISO 27001 ou PCI, bien qu’elle soit conforme aux normes US – EU Safe Harbor et US – Swiss Safe Harbor.
Dans l’ensemble, Dropbox for Teams pourrait être une solution géniale pour votre petite entreprise. Non seulement il rend vos fichiers accessibles n’importe où, mais il s’agit également d’une solution de sauvegarde exceptionnelle qui pourrait vous faire gagner des heures de temps lors de la migration des données ou de la récupération après un plantage du système. Bien qu’il y ait quelques inconvénients, en particulier en ce qui concerne le traitement des données sensibles, Dropbox peut faire toute la différence pour le bon type d’entreprise.
